Zaman Tuzaklarının Farkında mıyız?
Zamanı yönetebilmek mümkün mü? Gerekli mi? Zamanı akışına bırakmak daha doğru olmaz mı? Neden insanlar bu konuda giderek daha fazla eğitim alma ihtiyacı hissediyor? Zamanı yönetmek bize ne kazandırır? Günümüzün zaman tuzakları nelerdir? Bunlara karşı neler yapabiliriz?
Aslında zamanı yönetemezsiniz. İyi bir şekilde kullanabilirsiniz veya heba edersiniz. Durduramazsınız, biriktiremezsiniz, geriye getiremezsiniz, satın alamazsınız. Gerçekte asıl mesele sadece ve sadece öz disiplin meselesidir. O nedenle birçok filozof, düşünür, âlim, akademisyen, zaman yönetiminden çok “vakit disiplini” tabirini kullanmıştır. Kendinizi disiplin altına alarak zamanı daha verimli ve bereketli kullanabilmeniz mümkün… Ancak genel kabul görmesinden dolayı bu yazıda “zaman yönetimi” kavramı kullanılacaktır.
Aslında zaman yönetimi çok az insanın dert edindiği, kendini sürekli olarak geliştirmeye çalıştığı bir konu… Zaman yönetimi, bir ihtiyacın sonucudur. Yapmak istediklerinizin veya yapmak zorunda olduklarınızın çok fazla olması ve herkese eşit dağıtılan 24 saatin buna yeterli gelmemesi sonucunda, zamanı iyi yönetebilme, daha verimli kullanabilme ihtiyacı ortaya çıkar.
Bu ihtiyacı hisseden insanları iki gruba ayırabiliriz: İlk grup oldukça büyüktür ve genellikle kapitalizmin cenderesi içine sıkışmıştır. Başarı, verimlilik, rekabet, büyüme, kişisel gelişim, hırs ve bencillik bu grubun öne çıkan motivasyon kaynakları… Bu motivasyona sahip olanlar için bir an durmak; gerilemek, ezilmek ve yok olmaktır. Lüks, aşırı tüketim ve ayakta kalabilmek için ne pahasına olursa olsun diğerlerini yok etmek zorunda hissederler. Bu nedenle bu gruptakiler, zaman yönetimini önemser, herkes uykudayken sabah erkenden kalkar ve işe koyulurlar. Başkalarına ayıracakları zaman olamaz, “hayır diyebilmek” en önemli vasıflardandır.
İkinci grupta ise daha çok idealistler yer alır. Bir kısmının ideali bilim veya sanat, bir kısmının insanlığın refahı ve diğer bir kısmının ise kâmil insan olabilmektir.
İkinci grupta yer alan insanların maddi veya manevi açıdan ortaya koydukları vizyonları vardır. Bu doğrultuda uzun, orta ve kısa vadeli hedefler ortaya koyarlar. Nihayetinde bu hedeflere ulaşabilmek için sabah erken kalkmayı alışkanlık haline getirirler. Sabah erken kalkmak için bir nedenleri vardır.
Diğer taraftan ise bir nedeni olmayan insanların zaman yönetimi kaygısı olmaz. Anı nasıl daha eğlenceli ve hazzın doruğunda geçirebileceği ile meşgul olurlar bu tür insanlar.
“Hayatın amacı, amaçlı bir hayattır” diyen Deepole Chopra, insanın hayatta anlamlı bir amaca sahip olmasının gerekliliğini ortaya koyar. “Hayatın niçinine cevap bulan, nasılına da cevap bulur” der Immanuel Kant. Bu nedenle önce hayatın anlamı üzerine kafa yormalı, sonrasında yöntemler araştırılmalı, bulunmalı ve hayata geçirilmeli.
Nazi kampında uzun yıllarca zor şartlar altında esaret yaşayan bir psikolog, kampta kimlerin hayatta kalabildikleri konusunda şunu söyler: “Tünelin sonunda her zaman bir ışık görenler, hayata ümitle ve anlam duygusuyla bağlananlar hayatta kaldı.”
Çoğu zaman insanlar, zamanı yönetebilmek bir yana, yaşadıkları anın bir an önce geçmesini ister ve bağımlılığı (dijital, uyuşturucu vb.) seçerler. Ancak Abraham Lincoln’un dediği gibi “Bugünden kaçarak yarının sorumluluğundan kurtulamazsınız.”
Sürekli şikâyet eden insanlar olduk. En çok da zamanın yetmemesinden şikâyet ederiz. Hâlbuki Goethe’nin tespiti her şeyi çok güzel izah eder: “Hepimiz kaybettiğimiz ya da ulaşamadığımız her şey için zamanı suçlarız… Ama zaman konuşacak olsa, hepimiz utanırız.”
Evrenin 13 milyar yıl, dünyanın ise 4,5 milyar yıl kadar önce yaratılması ile ortaya çıkan zaman kavramı, biz faniler için geçerli… Çoğunlukla anlayamadığımız, tahayyülünde güçlük çektiğimiz, özellikle yaratılış, ezel ve ebed, kaza ve kader gibi konularda aklımızın sınırlarını belirleyen bir kavram.
500 milyon yıl önce hiçbir hayat izinin olmadığı, 5 milyon yıl önce insanın ayak izinin bulunmadığı ve 100 yıl öncesine kadar elektronik hiçbir cihazın var olmadığı bir dünyada yaşıyoruz…
Ortak kabul gören, zaman ölçümüne göre objektif olarak nitelendirdiğimiz zamanın yanı sıra insanın duygu durumuna göre çok değişken olan sübjektif bir zaman da söz konusu. “Zaman hissetmektir; ne kadar çok hissedersen o kadar yavaş akar” ifadesi ile İbn-i Haldun’un “Zaman; bekleyince yavaşlar, gecikince hızlanır, üzülünce can yakar, mutlu olunca kısalır, acı çekince bitmek bilmez, sıkılınca uzar” sözü bunu çok güzel anlatır.
Nuh Peygamber (as) zamanında insanlar 1000–1200 yıl kadar yaşarlarmış. Bir kadının ağladığını gören komşuları ona neden ağladığını sorduklarında, kederli bir şekilde oğlunun öldüğünü söyler. Ölen oğlunun yaşını sorduklarında, 275 olduğu cevabını verir anne. Komşuları teselli için ahir zamanda insanların 50–60 yıl yaşayabileceklerini ve üzülmemesini söylerler. Anne çok şaşırır ve o kadar kısa ömürde ev yapıp yapmayacaklarını sorar. Hem de bir değil, birden çok ev yapacakları cevabını alan kadın, şaşkınlıkla, kendisinin bu kadarlık ömürde çadırının kazığını bile değiştirmeyeceğini mırıldanır.
Aslında ister bin senelik bir ömür, isterse 50 senelik… Sonuçta, sonsuz olan ahiret hayatına bölündüğünde hepsi aynı sonucu verir: Koca bir sıfır…
Birinin zamanının boşa geçmesine neden olmak büyük bir kul hakkı… Ramazanoğlu Mahmud Sami Hazretlerinin (ks), İstanbul’da, vapurla boğazın diğer yanına geçmek için her sabah bilet kuyruğuna girdiği, bilet parasını istisnasız her defasında bozuk para olarak tam karşılığını hazırladığı ve bunu sırada bekleyenlerin zamanını almamak ve kul hakkına girmemek için yaptığı anlatılır. Kul hakkının sadece maddi kaynaklı olmadığının, özellikle de maddi olmayan hakların daha büyük sorumluluk getirdiğini eğitimlerde iyi anlatabilmek gerekiyor.
Diğer yandan Batı kültüründe zaman yönetimi, arkadaşlık hukuku bizden tamamen farklı. Brad Aeon’un “Zaman Yönetiminin Felsefesi” adlı sunumunda şu anekdot yer alır: İki Amerikalı arkadaş bir kafede buluşup kahve içip sohbet etmeye başlar. Ancak birisi huzursuz ve aceleci görünür. Diğer arkadaş nedenini sorunca şu cevabı verir: “Düşünüyorum da aylık gelirimi çalışma saatime böldüğümde, saatte 160 dolar kazandığımı fark ettim. Şu an sana ayırdığım bir saatlik kahve içmenin bana maliyeti aslında 160 dolar ve bu beni rahatsız ediyor” der. Görüldüğü üzere bir Batılı için “Vakit nakittir”. Zaman algıları neredeyse tamamen maddi çıkar odaklıdır. Birlikte iş yemekleri, çoğu zaman dostluk için değil iş bağlantıları içindir. Bu bakımdan zamanı yönetebilmek onlar için her şeyden önce gelir. Bu da vahşi kapitalizmin cenderesine sıkışan insanların yaklaşımı maalesef…
Bizim inanç ve kültürümüzde ise tasavvuf ile yoğurulan Anadolu insanı için “Boş ve faydasız şeylerden yüz çevirirler” (Mü’minun, 3) hitabıdır esas olan. Hz. Peygamberin (sav) “İki nimet vardır ki, insanların çoğu bu nimetleri kullanmakta aldanmıştır: Sıhhat ve boş vakit” uyarısını hayatta şiar edinmek vardır.
Günümüzde “mindfulness” veya tam karşılığı olmasa da “farkındalık” kavramları ve bununla ilgili pratikler, öğretiler ve ritüeller, her geçen gün daha popüler hale gelirken, aslında bunların tasavvuf kültüründe “vukuf-u zamani” olarak geniş yer bulduğunu biliyoruz. Ancak maalesef ki Batı’dan gelen ve özünde bizim kültürümüzden uyarlanmış bir çok değer, özellikle gençlerimize yeni bir ambalajla pazarlanıyor. Zaman yönetiminin özü olan vukuf-u zamani konusunu ayrıca detaylı olarak araştırılmalı.
Nihayet, Mahmud Sami Ramazanoğlu Hazretlerinin (ks) “Saatli olalım sıhhatli olalım” sözü sağlıklı olabilmek için iyi bir zaman yönetiminin gerekliliğine vurgu yapar.
Hayatta, asla müdahale edemeyeceğimiz külli irade ile kendi seçimlerimizin olduğu cüzi irade vardır. Oysa biz, haddimizi aşarak külli iradeyi değiştirmeye çalışıyor, cüzi irade konusunda ise mazeretler üretip sadece şikâyet ediyoruz.
Unutmayalım ki bugünü nasıl geçiriyorsanız aslında tüm hayatınız da öyle geçiyor/geçecektir… O nedenle bugüne odaklanmak en doğrusu. Çünkü nasıl yaşarsanız öyle ölür ve nasıl ölürseniz öyle haşr olursunuz…
Günümüzde zaman yönetiminden çok enerji yönetimi, dikkat yönetimi veya ilgi yönetimi kavramları daha çok önem kazanmakta. Aslında verimlilik, zamandan çok odak ve enerji meseledir. Doğrusu, bu kavramların hepsini öğrenmek ve adım adım alışkanlıklar haline çevirmek…
Zaman Tuzakları Nelerdir? Bu Konuda Neler Yapabiliriz?
Bu bölümde, en önemlilerinden başlayarak zaman tuzaklarına ve bunlara karşı yapılabilecek pratik önerilere yer verilmiştir. Bu konularla ilgili daha detaylı bilgiler için makalenin sonundaki, daha önce yayınladığım zaman yönetimi ile alakalı Medium makale bağlantılarını inceleyebilirsiniz.
o İlk Mesele: Başlayamamak
Aslında başlamak bitirmektir çoğu zaman. Onlarca kilometrelik yol ilk adımla başlar. Birçok medium makalemi, o an hiç yazma arzum olmadığı halde, “Sadece başlık atıp kalkacağım” diye kendimi kandırarak, ardından bir oturuşta tüm makaleyi tamamlamak şeklinde kaleme aldığım çok vakidir. “İştahınız dişinizin kovuğundadır” diyen atalarımız ne kadar da haklı! İlk lokmadan sonra iştahınızın açıldığını ve koca bir yemeği tükettiğinizi çoğu zaman tecrübe etmişsinizdir. Martin Luther King de “İlk adımınızı inançla atın. Tüm merdiveni görmek zorunda değilsiniz; yeter ki siz ilk adımı atın” diyerek başlangıç yapabilmenin önemine vurgu yapmıştır.
o Eyleme Geçememek
Başlangıcı bir türlü yapamamanın ardından ikinci sorun eyleme geçememek! Karbonhidrat ağırlıklı beslenme, dijital bağımlılık, konfor alanından çıkamama… Tüm bunlar harekete geçmemizi, seri, canlı ve hızlı olmamızı engeller. Bu süreç uzadıkça depresyon, kaygı ve endişe gibi psikolojik sorunlar ortaya çıkmaya başlar. Bunlar hareketsizliğimizi, uyuşukluğumuzu daha da artırır. Ardından daha fazla şeker tüketimi, daha fazla sosyal medya, diziler ve dijital oyunlar… Dozajları artarak devam eder… Bu kısır döngü, sonunda, insanı uçuruma doğru sürükleyebilir.
Yapılması gereken bu zinciri hemen kırmak, ertelemeden, kararlılıkla, inançla ayağa kalkmak… Bunu yapmak için beş saniyeden fazla beklerseniz (Mel Robbins, Beş Saniye Kuralı), içinizdeki şeytan devreye girer ve sizin aklınızı çeler. Önemli olan zinciri kırmak için ilk basit eylemi gerçekleştirmek. Bununla ilgili detaylara yazının sonunda verdiğim makalelerden erişebilirsiniz.
Yürüyüş, eyleme geçme konusunda iyi bir yardımcıdır. Yürürken, bol oksijen almak, daha az stres, daha hızlı düşünebilmek ve karar verebilmek mümkün. Hatta bazı toplantılar yürürken yapılırsa daha verimli sonuçlar alınabilir.
“Öyleyse, bir işi bitirince diğerine koyul” (İnşirah, 7) ayeti, eylem insanı olmak gerektiğini emreder bize…
“Bir işin tamamlanmasını istiyorsanız onu meşgul birine verin” sözü de hareketliliğin verimliliğe doğrudan etki ettiğini gösterir.
o Önceliklendirememek
Aslında zaman yönetimi bir önceliklendirme problemi. Yapılacak işler her zaman vardır ve tüm yapmanız gereken bunları bir öncelik sırasına koymak. Listenin tepesinde yer alanları en verimli saatlerde tamamlamak ve listenin en altındakileri ise belki de hiç başlamadan listeden çıkarmak akıllıca olabilir.
Önceliklendirmeyi yapabilenler zamanı etkili kullananlar. Greg McKeown’un söylediği gibi “Eğer hayatınızı önceliklendirmezseniz bunu bir başkası yapar.”
o Ertelemek
“Erteleme, kısa vadeli işleri, uzun vadeli işlere tercih etmektir” der Haluk Tatar. Erteleme, belki de en büyük zaman tuzağı. Hepimiz şu veya bu şekilde erteleriz. Çünkü insan, küçük ve basit olanı, büyük ve karmaşık olandan, hoşlandığını hoşlanmadığından, çabuk bitecek olanı uzun sürecek olandan, bildiğini bilmediğinden ve görüneni görünmeyenden önce yapmak ister… Ertelemek, o işin üzerine yeni yükler ekleyerek gelecekte yapılmasını daha da zorlaştırır. Nihayetinde ertelenen işlerin çoğu asla tamamlanamaz. Sadece her gün kafamızda gereksiz yer işgal eder ve diğer işlere de engel olur.
O nedenle, erteleme potansiyelinizin olduğu işleri sabahın ilk saatlerinde yapmaya bakın. Sonrası size daha kolay gelecektir.
Erteledikleriniz; ziyaretler, e-postalar, raporlar, okumalar vb. olabilir. Örneğin, e-postalar, gelen kutunuzda birikiyorsa, bu yüzden önemli e-postaları atlıyorsanız, aynı şey bilgisayar masaüstünüz veya fiziksel çalışma masanız için de geçerli ise giderek daha fazla şeyi ertelersiniz.
Burada önemli olan bir şeye bir kez dokunmak… Örneğin, gelen bir e-posta, ya önemsizdir hemen silersiniz veya iki dakikada cevaplayabileceksinizdir, bu durumda ertelemeden bunu yaparsınız. Son seçenekte ise o e-posta üzerinde çalışmak çok zamanınızı alacaktır. Bu durumda onun için uygun bir hatırlatma koyar, beklemeye alır ve gelen kutusundan kaldırırsınız. Böylece e-posta gelen kutunuz her zaman boş kalır. Bu yöntemi diğer işler için de uygulayabilirsiniz.
Eğer bir türlü ertelemenin üstesinden gelemiyorsanız, Tim Denning’in sözüne kulak verin: “Son derece düşük kaliteli işlerle başlayarak ertelemeyi yenin.” Yani çarkı döndürebilmek adına daha küçük, basit ve kolay işlerle başlayın. Ancak bu ertelemenin krize dönüştüğü istisnai zamanlarda olmalı…
Bununla birlikte nadiren de olsa ertelemenin iyi sonuç verdiği durumlar da vardır. “Boğaz dokuz boğum” sözü aslında, bir sözü söylemeden iyi hesap yapılması ve makul bir sürenin geçmesi gerektiğini anlatır. “Ancak klavyelerimizde dokuz boğum yok. Tek bir tık yetiyor” (A. Gül) O nedenle, bir tıklamanın çok şeye mal olabileceğini bilerek, emin değilseniz, bir süre ötelemeniz hayat kurtarabilir.
o Büyük İşleri Parçalamamak
Ertelememizdeki en önemli neden, işin üstesinden gelemeyeceğimiz hissidir. Büyük lokmayı yutmak gerçekten zordur. Yapılması gereken onu küçük, yutulabilir lokmalar haline getirmek… İlk küçük parçadan sonra, başarabileceğiniz hissine kapılır ve sonraki parçaları daha kolay halledebilirsiniz. Yavaş da olsa azar azar, birer birer yapıldığında yol alınabilir.
o Kararsızlık
Kararsız kalmak, birçok fırsatı kaçırmak, zamanı etkin olmayan şekilde kullanmak demektir. Bazen seçeneklerin hepsi kötüdür ancak yine de hiç birini seçmemek en kötü seçimdir. Yapmanız gereken en az zarar verecek olanı seçmektir.
Karar verebilmek sorumluk üstlenmektir. Çocukluktan itibaren yeterince sorumluluk almamış bireyler hep sorumluluktan kaçar ve bu nedenle hep kararsız kalırlar. Karar alma süreçlerini bilmemek, yeterince istişare kültürüne sahip olmamak ve hata yapmaktan korkmak hep kararsızlığı körükler.
Çözüm, her gün bir kademe ilerleyerek karar verme deneyimlerimizi artırarak, kararsızlığın hayatımızı karartmasına izin vermemektir.
o Odaklanamamak
Gün içinde tüm odağımızı, ilgimizi ve enerjimizi o kadar hoyratça harcıyoruz ki asıl işlere odaklanamıyoruz. Bedava hizmet sunduklarını düşündüğümüz sanal dünya aslında bedelini tüm ilgimizi sömürerek ödetiyor bize. Dijital platformlar bu açıdan tuzaklarla dolu… Çalışma esnasında açık kalan bildirimler ve bölünmeler, sürekli olarak konsantrasyonumuzu kaybetmemize ve yeniden odaklanamamamıza neden olur. Yapılması gereken, dijital esaretten kurtulmak ve dijital kontrolü ele geçirebilmektir.
o Kötü Uyku Yönetimi
Uykunun ekranlara teslim olması, pasif bir durumda az enerji harcanıyor görünse de vücudun pelte haline gelmesi ve bu uyuşukluktan kolay kolay kurtulamama ve bunu izleyen suçluluk ve zayıflık hissi…
Uyku, hem günün üçte birini götüren bir süreç hem de kalan üçte ikisinin kalitesini etkileyen önemli bir etken. Uykunun süresinden çok kalitesi önemli… 6–8 saat uykunun yeterli olduğundan bahsedilir genellikle… Bazıları için dört saat de yeterli olabiliyor. Fazla uyku ise yarardan çok zarar veriyor.
Özellikle melatonin hormonunun salgılandığı gecenin belli saatlerinde (23:00–03:00) mutlaka uykuda olmak öneriliyor. Ayrıca kısa bir gündüz uykusu (kaylule, siesta) son derece önemli. Yarım saatlik bir gündüz uykusunun dört kat gece uykusuna bedel olduğu birçok kaynakta ifade edilir. Özellikle kerahet vakitlerinde kesinlikle uyunmaması, biyolojik ve psikolojik açıdan gerekli.
Uyku, dinlenme kadar yenilenme ve öğrenme sürecidir de… Bu bakımdan yatmadan önce ne ile meşgulseniz uyku esnasında beyniniz onunla meşgul olur. Sabah uyandığınızda çoğu zaman birçok problemi zihniniz halletmiş olur. En azından öğrendikleriniz pekişmiştir. Sabah kısa bir tekrar ile etkili ve kalıcı bir öğrenme mümkün hale gelebilir.
o Güne Geç Başlamak
Günümüz gençlerinin en büyük sorunu sabah erken kalkamamak ve geç saatte kalkınca da kendilerine gelebilmek için kafein yüklemesi yapmak.
Zamanın bereketlenmesi konusunda, “Allah’ım ümmetimin erken vakitlerini bereketli kıl” diyen Hz. Peygamber’in (sav) işaret ettiği, sabahın erken saatlerinde mutlaka uyanık olunması. Zamanın bereketlenmesi, Allah’ın zaman içinde zaman yaratmasıdır. Bunun dini kaynaklarda çok örneği mevcut.
Önemli olan gün doğmadan uyanmak (mümkünse iki saat öncesinden), ibadet, tefekkür, okuma ve yürüme gibi aktivitelerle güne iyi bir başlangıç yapabilmek. Huzur ve canlılıkla başlanan günün sonu da tatlı bir yorgunluk ve verimli olmanın getirdiği rahatlık ile gelecektir. “Bazıları başarıyı sadece hayal eder. Bazıları ise her sabah erkenden kalkar ve hayallerini gerçekleştirir” diyen Wayne Huizenga’a kulak vermek lazım.
Günün en zor, sıkıntılı ve önemli işi, sabah ilk iş olarak ele alınmalı, tamamlanmalı ve sonra diğer işlere el atmalıdır.
o Dijital Bağımlılık — Dijital Yükler
Zaman yönetimi açısından dijitalleşme, iki ucu keskin bir kılıç gibidir. Verimlilik amaçlı olarak kullanıldığında, önemli bir tasarruf sağlar. Özellikle bilgiye erişim, iletişim ve bilgi yönetimi konularında sayısız yararları var. Klavye kestirmeleri, uygulama ipuçları, makro programlama vb. dijital dünyada daha güçlü olmanızı sağlıyor. Sıklıkla tekrar ettiğiniz işlemlerin kısa yollarını ve bu işlemleri otomatik hale getirebilmeyi araştırın.
Ancak günümüz insanı maalesef ki dijital bağımlılığın esiri olmakta ve büyülenmiş bir şekilde ekranlara bakarak zamanlarını israf etmekte. Bir gecede izlenen sezonluk dizilerin yanı sıra sosyal medyanın dipsiz girdabında beyinler durmakta, kalpler mühürlenmekte ve zaman su gibi akmakta… Telefon görüşmeleri, mesajlaşmalar; iş ve özel hayatımızın önemli bir kısmını işgal ediyor…
Ekranları (bilgisayar, tablet, akıllı telefon, televizyon vb) zorunlu olmadıkça kapalı tutmalı, sosyal medya sınırlandırılmalı, teknolojiyi sonuna kadar verimlilik için kullanmalı ancak onun bizi kullanmasına izin vermemeliyiz. Özellikle bildirimlerin çok gerekli değilse kapalı tutulması, gece rahatsız edilmeme moduna geçilmesi, çoğunlukla sessiz veya titreşim özelliğinin aktifleştirilmesi, bizden çalınan zamanı asgariye indirecektir.
Her geçen gün artan ve yönetilemez hale gelen dijital yüklerin hafifletilmesi, daha iyi odaklanma, daha hızlı ve doğru kararlar alabilme ve verimlilik artışı sağlayacaktır.
o Karmaşa ve Düzensizlik
Sade ve düzenli hayat, inancımızın ve geleneklerimizin bir gereğidir. Ancak artan tüketim ve gösteriş eğilimleri bizi sadelikten ve basitlikten uzaklaştırdı. Her geçen gün iç ve dış dünyamız giderek daha karmaşık, kompleks ve istifçi bir hal alıyor. Dijitalleşme ile bunu sanal ortama da taşıdık. Biriktirdiğimiz çöp bilgiler, fotoğraf ve video arşivi, yüzlerce gigabyte yer tutuyor ve artık onları yönetemiyoruz.
Esas olan eşyanın bizim kontrolümüzde olması, eşyanın bizi kontrol etmesi değil…
Sabah yatağını yaparak başlamalı insan güne… Bu düzeni korumak ve ilk işi başarmak anlamında günün devamı için önemli.
“Sade hayat imandandır…” hadis-i şerifi sadeliğin inancımızın bir gereği olduğunu ifade eder. Gregg ise sade hayatı; bireyin hayatındaki anlamlı olmayan mallar yığınını yok ederek aynı zamanda dürüst, sade, samimi bir hayat felsefesini benimsemesi olarak tanımlar.
Sadelik ve düzen, zihnimizin ve kalbimizin daha sakin, dingin ve arı olmasını sağlar. Bu ise zaman yönetimi için ön şarttır.
o Plansızlık
Eğer hayatın anlamı konusunda netleşmişseniz ve hedefleriniz varsa mutlaka planlarınız da olmalı. Çünkü Warren Buffett’ın dediği gibi “Planlı bir salak, plansız bir dâhiyi yenebilir.” Planlarınız, uzun, orta ve kısa vadeli planlardan oluşur. Uzun vade 8–10 yılı, orta vade 3–5 yılı ve kısa vade ise bir yılı kapsayabilir. Bunların yanı sıra aylık, haftalık ve günlük planlarınız da olmalı. Bunları geleneksel olarak kâğıt üzerinde veya bir ajandada tutabileceğiniz gibi dijital araçlardan da faydalanabilirsiniz.
“Aslında planlama, bir niyet ortaya koyma, kendini motive etme, odaklanma, çabalama, elinden gelenin en iyisini ortaya koyma ve sonucuna razı olmaktır.” (A. Gül) Bu planlar, çok katı olmayıp, ülke gündemindeki değişimlere göre esnek olmalı. Hedefe doğru giden bir karıncanın önüne bir engel koyduğunuzda şikâyet edip vazgeçmez. Hemen o hedefe gidebilecek alternatifleri araştırır ve en iyi alternatif üzerinden yoluna devam eder. Bunu defalarca da yapsanız aynı sonucu alırsınız. Benzer şekilde, navigasyonla gitmekte olduğunuz bir rotadan çıktığınızda, uygulama hiç şikâyet etmeden, vazgeçmeden yeniden sizin için rota oluşturur ve hedefinize ulaşabilmeniz için yardımcı olmayı sürdürür.
Aynı şekilde biz de hayatta planlar yapacağız. Planlar tutmayabilecek. Yenileyeceğiz. Belki hedeflerde değişiklikler yapacağız. Hayatta önemli olan esnek olmak ve uyum yeteneğini geliştirmektir.
Bu planlar içinde en önemlisi günlük ve haftalık olanlardır. Haftalık planlar, önceki hafta sonu yapılmalı. Günlük planlar ise akşamdan tamamlanmalı. Ayrıca beklenmeyen işler için de zaman ayrılmalı.
Takvim uygulaması en etkili planlama aracıdır. Ayrıca bir “Yapılacak işler-To Do List” uygulaması kullanılmamalı. Çünkü yapılacak işler de takvim üzerine işlemeli. Ne zaman ve ne kadar zamanda yapılacağı belli olmayan bir “iş kalemi” olmamalı. Her şey takvimde, başlama ve bitiş saati ile yer almalı.
Planlamada 80/20 kuralını dikkate alın. Bunun detayları makalenin sonundaki bağlantılarda mevcut. Bu kurala göre, ürettiğiniz işlerin %80'i, zamanınızın %20'sinde gerçekleşir. Kalan %20'lik işi ise zamanınızın geri kalan %80'inde gerçekleştirirsiniz. O nedenle planlamada %20'lik zamana odaklanmak, o dilimdeki iş kalemlerine ağırlık vermek, geri kalanları ise belki de tamamen planlamanızdan çıkarmanız gerekebilir.
Eisenhower Matrisi, planlamada yararlanılabilecek önemli bir araçtır. Kapsamı genişletmemek adına bu konunun detayına girilmeyecektir.
Sonuç olarak, bir işe başlamadan, “İki defa ölçün, bir defa kesin”… Aksi halde zaman, enerji ve motivasyon kayıplarının olması kaçınılmazdır.
Bununla birlikte planlamanın bir zaman yönetimi aracı olduğu bilinmeli, amaç haline getirilmemeli ve tüm işlerin üzerinde bir yere oturtulmamalı. Çünkü “Sürekli olarak bir plan yapmanız gerekmez. Bazen, sadece nefes almaya, güvenmeye, akışına bırakmaya ve sonucunu izlemeye ihtiyacınız vardır” (Mandy Hale).
o Toplantılar
İstisnalar dışında toplantılar 15 dakikayı geçmemeli. İdeal olan yüz yüze toplantılardır. Ancak sadece bilgilendirme amaçlı olan ve fazla tartışma ve beyin fırtınası gerektirmeyen toplantılar çevrim içi olabilir. Zaman ve maliyet açısından avantaj sağlar. Pandemi ile patlama yapan sanal toplantılar çok abartıldı. Ucu açık, odaklanılmayan, iletişim sorunlarının yaşandığı çevrim içi toplantılar en fazla zaman kaybına neden olabilmekte. Bu açıdan ister geleneksel ister çevrimiçi toplantılar, zorunlu olmadıkça katılmamak en doğrusu…
o “Hayır” Diyememek
Elbette hepimizin sorumlukları var. Dışardan gelen taleplerin hepsine cevap vermeye kalkarsak kendi işlerimizi ertelemek zorunda kalırız. Tümden de hepsini reddetmek, her şeye hayır demek de doğru değil sosyal bir varlık olduğumuz için. Bizden istenen yardımı geri çevirecek kadar bencil olmamalıyız. Ancak bir denge sağlanmalı, planlamamıza beklenmeyen gelişmeler için hata payları koymalıyız. Ne bir Batılı gibi bencil olup her şeye hayır demek, ne de kendi sorumluklarımızı yerine getiremeyecek kadar her şeye evet demek…
o Beklemeler
Çok farkında olmayız ancak beklemeler, zamanımızın önemli bir kısmını oluşturur. Bunun çözümü iki aşamalı olabilir. İlk aşama; beklemelerin azaltılması. Bir ödeme için kuyrukta beklemek zorunda kalıyorsak bu işlemlerin sanal ortamda yapılması, otomatik ödeme talimatlarının verilmesi yerinde olur. Randevularımıza muhataplarımız çoğunlukla gecikmeli geliyorsa, medeni ölçüler içinde uyarılarımızı yapmalı, zamanımızın değerli olduğunu hissettirmeliyiz. Bu örnekleri çoğaltmak mümkün…
Tüm bunlara rağmen beklemeleri sıfırlamak mümkün olmaz. Bu durumda bekleme anlarını doğru değerlendirmek iyi bir çözümdür. E-postaların kontrolü, telefon görüşmeleri, bir şeyler okuma, günlük planlarımızı yenileme, notlar alma vb şekillerde beklemelerdeki olumsuzlukları avantaja çevirmek mümkün.
o Delege Edememek, Sorumluluğu Üstlenememek
John C. Maxwell, “Eğer bir işin yüzde sekseni bir başkası tarafından yapılabilecekse, ona yaptırın, delege edin” der. Toplum olarak yönetmek, sevk ve idare etmek yerine işleri bizzat yapmak eğilimindeyiz. Başkalarına güvenmemek, işin hemen bitmesi arzusu ve idarecilik konusunda yetersiz olmamız dolayısıyla işleri delege etmeyiz genellikle. Böyle olunca da zamanımız asla yetmez, önemli işleri ihmal eder ve sürekli stres altında çalışırız. Oysaki başkalarını eğitmek, onlara fırsat vermek, biraz geriye çekilerek işlerin bütününe odaklanmak daha iyi bir zaman yönetimi sağlayacaktır.
o Verimsizlik
Sizin açınızdan günün en verimli saatlerini belirleyin. Bu saatlerde en önemli, en acil, en zor ve en az yapmak istediğiniz bir numaralı işi tamamlayın. Bu saatler genellikle sabahın ilk saatleridir. Gün doğumundan önceki ve sonraki bir saat son derece değerlidir. Bu anı uykuda veya sosyal medya gibi insan enerjisini sömüren alanlarda harcamayın. Bu saatler, sakin, dingin, dinlenmiş olduğunuz, konsantrasyonun uzunca bir süre zirvede olabildiği zaman dilimidir. En önemli işi tamamlamak, kalan işleri tamamlama konusunda sizi motive eder.
o Aynı Anda Birden Fazla İşle Uğraşmak
Bir anda tek bir işle uğraşmak odaklanmayı ve verimliliği artırır. Çok görevlilik insanın doğasına çok uygun değildir. Dikkatiniz kolaylıkla dağılacağından hiçbir işi tamamlayamazsınız. Tek tek üzerine giderseniz, daha hızlı ve kaliteli sonuç alabilirsiniz. Bunun tek istisnası, alışkanlık haline dönmüş olan, diğer işin yapılmasını engellemeyen işlerdir (örneğin, araç kullanırken konuşmak, bir şeyler dinlemek vb).
o Kısa Zaman Aralıkları ile Çalışamamak
Pomodora tekniği, kısa zaman aralıkları ile çalışmayı öneren en etkili verimlilik yöntemlerindendir. 25 dakikalık çalışma ve 5 dakikalık molalardan oluşur. Toplamda yarım saatten oluşan dilim bir pomodoro olarak adlandırılır. 5 dakikalık molalarda, ekranlardan uzak durmalı, yatma pozisyonuna geçmemeli. Kısa yürüyüşler iyi gelir. Bir meyve, sıcak bir içecek, bir parça bitter çikolata vb alınabilir. Bu şekilde dört pomodoradan sonra yarım saatlik uzun bir mola verilir. Bu şekilde 3–4 pomodora yapmak verimli bir çalışma sağlayacaktır.
o Baltayı Bilememek
Abraham Lincoln’ın “Bir ağacı kesmek için bana altı saat verirseniz, ilk dört saatini baltayı bilemeye ayırırım” sözü bir işe, projeye başlamadan önce yapılacak hazırlıkların önemini çok güzel anlatır. Birçok internet ortamında yer alan ve anonim olduğunu düşündüğümüz aşağıdaki hikâye tam da bu konuyu açıklar:
“İki kişi ağaç kesme rekabetine girmişler. Birincisi, sabah erkenden kalkıyor ve işe koyuluyormuş. Gün boyu dinlenmeden, yemek arası dahi vermeden sürekli ağaçları kesiyormuş. Akşamları da birkaç saat daha fazla çalışıyormuş. İkincisi ise molalar veriyor ve hava kararınca işi bırakıyormuş. Bir hafta sonra ne kadar ağaç kestiklerini saymaya başlamışlar. Sonuçta, ikincisinin daha fazla ağaç kestiğini belirlemişler. Birincisi çok sinirlenmiş: ‘Bu mümkün değil. Ben daha çok çalıştım. Her gün işe senden daha erken başladım, senden daha geç bitirdim. Nasıl olur bu?’. Daha fazla kesen adam: ‘Gayet basit. Sen sürekli çalışırken, ben zaman zaman dinlenip baltamı biliyordum. Keskin balta ile daha zahmetsizce daha çok ağaç kesilir’.
o Mükemmeliyetçilik
Mükemmeliyetçi olmak, başlanılan birçok işin asla tamamlanamamasına neden olur. Ertelemenin de önemli bir sebebidir. Çok iyi olan yerine durum ve şartlara en uygun olan için hedef koyulmalıdır; çünkü yapılan, gerçekleştirilen, mükemmel olana tercih edilir.
o Uygun Zamanı ve Ortamı Beklemek
Elbette enerjinizin yüksek olduğu zamanı hedefleyin. Ortamınızı sade, sessiz ve huzurlu yapmaya çalışın verimli bir çalışma için… Ancak bunlar olamıyorsa mazeretlerin sizi alıkoymasına izin vermeyin. Chuck Palahniuk’ın “Mükemmel anı beklemeyin. İçinde bulunduğunuz anı mükemmel yapın” ve Ali Fuat Başgil’in “Günün her anı ve her yer, en uygun çalışma zamanı ve ortamıdır” sözlerine kulak vermek en iyisidir bu durumlarda…
o Toksik (Zehirli) İnsanlar
“Başkalarının negatif davranışlarını kontrol edemezsiniz fakat onlara ne kadar zaman ayıracağınızı kontrol edebilirsiniz” (anonim) ifadesi bunu çok güzel tanımlar. En çok görüştüğünüz beş kişinin ortalaması olduğunuzu unutmayın. Kimsenin enerjinizi sömürmesine, moralinizi bozmasına izin vermeyin.
o Yazmamak
Yazmakla birçok sorunu kendiliğinden çözümlemiş oluyoruz. Ancak düzenli olarak yazanlarımız çok az… Bu nedenle, önceliklendirme, isabetli kararlar alabilme ve iyi bir planlama yapabilme noktasında yetersiz kalıyoruz. Emile Zola bu konuda, “Ancak yazıya geçmiş düşüncenin değeri vardır. Geri kalanlar, boş çırpınmalardan, rüzgârın alıp götürdüğü bir saatlik hayallerden başka bir şey değildir” der. Küçük blog yazıları ile yazmayı alışkanlık haline dönüştürmek birçok problemi kendiliğinden çözebilecektir.
Ayrıca kafanızı meşgul eden her türlü konuyu (yapılacak işler, isimler, problemler, projeler, fikirler…) kağıda dökün ve sonrasında zihninizi boşaltın.
o Son Dakikacılık
Bazen son dakikaya kalan işleri yapmak daha verimli olabilir. Mecburiyetten kaynaklanan odaklanma, işin son dakikada da olsa hızlıca bitmesine yardımcı olabilir. “Eğer son dakika olmasaydı, hiç bir şey tamamlanamazdı” diyen Rita Mae Brown, bir ölçüde haklı da olsa çoğu zaman son dakikalar paniğe, telaşa ve özensizliğe yol açar. O nedenle istisnalar dışında son dakikacılığı önlemek etkili bir zaman yönetimine katkıda bulunur.
o Kapanışı İyi Yapamamak
İşten ayrılmadan, çalışma masasını temizleyin, düzenleyin, ertesi güne hazır hale gelsin. Yarım işiniz kalmasın. Çıkmadan ertesi gün yapacaklarınızı planlarsanız çok iyi olur. Akşamdan günün muhasebesini yapın. Günlük çantanızı hazır hale getirin.
o Dünde Kalmak
Sürekli geçmişte yaşamak, bugüne odaklanmamızı ve verimliliğimizi olumsuz etkiler. Her güne taze bir başlangıç yapabilmek, geçmişin dersini alıp, geleceği iyi bir şekilde planlayarak sadece bugüne odaklanmak ve bugün için en iyisini yapabilmek…
o Gereksiz Anı Biriktirmek
Ziyaretlerde, arkadaş toplantılarında, tarihi mekanlarda sürekli fotoğraf ve video çekme merakı, o anları yaşamayı engelliyor. Sonrasında bu dosyaların arşivlenmesi ve düzenlenmesi de çok zamanımızı alıyor. O kadar ki, çoğumuz gereksiz olanları ayıklamayı başaramıyor ve her geçen gün daha büyük dijital yedekleme alanlarına ihtiyaç duyuyoruz. Ayrıca nadiren de olsa geçmişe dönüp bu hatıralara bakmak hem zaman hem de psikolojik açıdan bize zarar verebiliyor. “İster tatlı ister acı olsun, hatıra insana ıstırap verir” diyen Dostoyevski ne kadar da haklı bu konuda…
o Hareketsizlik ve Sağlıksız Beslenme
“Zinde vücutla kesinlikle iki kat daha fazla iş yaparım. Beyni iyi çalıştırıyor.” der Richard Branson. Üretkenlik için vücudun zinde olması, bunun için de çok ağır egzersizlere yönelmeden sadece basit yürüyüşlerle bunun sağlanması yerinde olur. Ambalajlı gıdalar, fastfood, gazlı içecekler ve şeker, zinde bir vücuda sahip olmanın önündeki engellerdir.
o Aktif Dinlememek
Odaklanmadan dinlemek, konuyu eksik anlamaya ve sonrasında da o işi yanlış veya yarım yapmaya neden olur. Ayrıca aktif dinleme, dinlenen kişiye değer vermek olduğundan güçlü sosyal ilişkiler açısından da yarar sağlar.
o Diğer Zaman Tuzakları
Acelecilik, işkolik olmak, herkesi memnun etme çabası, tamamlanamayan işler, gereksiz haber takibi, korku, şikâyet, yanlış alışkanlık yönetimi, iyi bir danışman edinmemek…
Zamanı İyi Yönetmek Bize Ne Kazandırır?
Zaman yönetiminin birincil faydası, zihinsel dağınıklığın giderilmesi, stresin azalması, her şeyin kontrol altında olduğu hissine sahip olunması olarak ifade edilebilir. Etkili bir zaman yönetimi, büyük fotoğrafı görebilmenize, daha hızlı ve doğru kararlar alabilmenize imkân sağlar. Unutkanlık ortadan kalkar. İç huzuru yakalayabilir, güne erken başlamanın, planlı bir şekilde günü tamamlamanın ardından size kalan zamanda da hayallerinizi gerçekleştirebilirsiniz.
Hayallerinizi gerçekleştirebilmeniz öz disiplinle mümkündür. Bu şekilde iki günün birbirine eşit olmaması, hayatın tüm alanları için denge kurabilmek, hedeflerinize doğru ve emin adımlarla ilerlemek, kişisel yönden kendinizi sürekli geliştirebilmek, kariyer planlamanızı yapabilmek ve nihayetinde başarıya ulaşmak, zaman tuzaklarına düşmeden onu iyi yönetmekle gerçekleşebilecektir.
Aykut GÜL
