Pandemi süreci, bize bir çok yeni şey öğretti. Bir kısmını benimsedik, hayatımızın vazgeçilmezi yaptık. Bir kısmından ise çabuk bıktık. Hızlı başladık, çabuk terkettik.
Mart 2020'de ilk defa evlerimize kapatıldığımızda, önce şaşkınlık yaşadık. Sonra evde ekmek yapımını, saksıda çiçek, domates yetiştirmeyi keşfettik. Birlikte bir sezonluk dizileri bir oturuşta izledik. Sonra dostlarımızla görüşmeyi arzuladık. Teke tek, akıllı telefon üzerinden görüntülü görüşmeler bizi kesmedi. Video görüşme/toplantı sağlayan uygulamaları keşfettik. Aslında bunu daha da zorunlu kılan iş toplantıları oldu.
Başlangıçta bunu o kadar abarttık ki, 3–4 saati bulan sanal toplantılarımız oldu. Sonra sıkıldık bundan da… Yine mi demeye başladık… Katılmak zorunda olduklarımızda ise ya pasif kalıp başka işlerle uğraştık veya kamera ve mikrofonu kapatıp, var gibi yaptık ancak hiç o toplantıda yer almadık. Toplantıda aktif olmak zorunda kaldığımızda ise bağlantı sorunu yaşayıp düşmüş (!) olduk.
Bugün geldiğimiz noktada, pandeminin başında edindiğimiz bir çok alışkanlığı bıraktık ekranlar dışında. Artık hiç bir şey bizi kesmiyor. Her şeyden şikayet eder olduk.
Sanal toplantılar ise daha kalıcı hale geldi. Uygulamalara alışıldı. Teknik donanım ve destekler sağlandı. Artık herkes anında sanal ortamda görüntü verebiliyor. Evlerimiz birer çalışma ofisine, toplantı odasına dönüştü. Bu yüzden özel alanımız da kamusal alan oldu zaman zaman. İnsanlar pijamalarının içinde mutfaktan bağlanır oldular.
Biz toplum olarak, pandemi öncesinde de toplantı yönetimini ve toplantı adabını pek öğrenememiştik. Aslında yüz yüze yapılan toplantılardaki adab-ı muaşeret ne ise, sanal toplantılarda da bunlar geçerli. Bunlara, sanal ortamdan kaynaklanan birkaç ilave yapılabilir. O kadar…
Gerçek hayatta, ahlak ve edeb kaideleri ne ise sanal ortamda da aynısı söz konusu. Gıybet, dedikodu, yalan, iftira vb gerçek hayatta da yanlış, sosyal medyada da… Sorumluluklarımız tamamen aynı. Ancak sanalda bunları daha rahat, daha sıklıkla ve pervasızca yapıyoruz.
Toplantılarda genel kabul görmüş bazı prensipler var: Toplantının konusu, gündemi, başlangıç ve bitiş saatleri, kimlerin katılacağı, konuşmacılar, zamanında başlama ve bitirme, toplantının bir moderatörünün/yöneticisinin olması gibi…
Bunların tamamı sanal toplantılar için de geçerli. Verimli sanal toplantılar için tecrübelerim şunları söylüyor:
- Sanal ortamda, toplantı öncesi duyuruların yapılması daha kolay. Düz bir metin ya da basit bir afiş tasarımı ile hazırlanan toplantı duyurusu, e.posta veya sohbet uygulamaları yardımıyla makul bir zaman önce katılımcılara duyurulmalı. Bu duyuruda, yukarıda belirttimiz hususlar (konu, gündem, saat vb) mutlaka yer almalı.
- Katılımcılar, toplantı gündemini önceden bildiklerinden dolayı, toplantıya gereken ön hazırlığı yaparak gelmeliler.
- Toplantı tam zamanında başlamalı. Bunun için 10 dakika önce teknik donanım kontrol edilmeli, ses, kamera, ışık, açı vb ayarlanmalı. Sanalda, fiziksel olarak bir yere gitmek zorunda olmadığımızdan, trafikte sıkışma gibi sorunlar da olmayacak. O nedenle dakik olmalı ve tam saatinde toplantıya girmeli.
- Toplantı süresi en büyük problem. İnsanlar uzun ve sonu gelmez toplantılardan bıktıkları için bu toplantılardan kaçıyorlar artık. O nedenle, toplantının içeriğine ve konusuna bağlı olarak 10 dakika ile 120 dakika arasında olabilir. Kişisel tecrübelerim 40 dakikanın en uygunu olduğu.
- Toplantı yöneticisi mutlaka olmalı. Aksi halde toplantı gereksiz şekilde çok uzar, kısır tartışmalara girilir ve kaos oluşabilir.
- Toplantı kaydı çok gerekliyse alınabilir. Bu konuda katılımcılar mutlaka bilgilendirilmeli. İzinsiz kayıt yapılmamalı. Kayıt yapıldıysa üçüncü şahıslarla asla paylaşılmamalı.
- Toplantıda, sunu materyalini paylaşmak ve kullanmak daha kolay. Ancak bu da çok abartılmamalı, kararında paylaşım yapılmalı.
- Toplantıyı, sanal ortamda da ciddiye almak gerekir. Hazırlıkların yanı sıra, kıyafet de önemli. Özellikle konuşmacı sizseniz, sadece kamerada görünen kısımlar değil, bir bütün olarak uygun bir kıyafetle hazır olmamız gerekir. Kamera açmayacağını düşünen katılımcılar da, açmak zorunda kalmaları ihtimaline karşı uygun kıyafetli olmalılar.
- Küçük grup toplantılarında mümkünse herkesin kamerası açık olmalı. Büyük grup toplantılarında ise herkesin kamera açması bağlantı kalitesini düşürebilir ve çok gerekli de değildir iletişim açısından. Ancak sanal derslerde, hiç bir öğrenci kamerasını açmadığında, boş ekrana anlatmak hocanın performansını düşürebiliyor. Konuşmacının geri besleme alması da önemli. O nedenle, uygun profildeki bir kaç kişinin kalabalık toplantılarda kameralarını açmaları konuşmacının motivasyonunu artırır.
- Konuşmacı dışındakilerin mikrofonları kapalı olmalı. Aksi halde çok fazla gürültü oluşabilir. Toplantı başında herkesin mikrofonu kapalı olacak şekilde ayarlanırsa daha iyi olur. Konuşmak isteyen elini kaldırır (sanal el kastettiğim). Yönetici konuşma izni verince o kişinin mikrofonu açılır. Bu şekilde, kimin konuşmakta olduğu da bilinir.
- Arka plan görüntünüz de çok önemli. Şimdi tüm konuşmacıların arkasında mutlaka bir kütüphane var. Okumuyoruz belki ama imajımız oldukça iyi. Şaka bir yana; eğer uygun bir arka plan görüntümüz yoksa, sanal bir arka plan da kullanabilirsiniz.
- Kamera açıkken çok fazla hareket etmemek, kamerayı uygun açıya getireceğiz diye çok oynamamak, diğer katılımcıların dikkatini dağıtmamak bakımında önemli.
- Toplantı devam ederken çıkmak zorunda kaldığımızda mutlaka yöneticiye uygun bir şekilde haber vermeli (bir mesaj ile olabilir).
- Toplantı sonunda alınan notlar/kararlar, katılımcılara veya ilgililere -gerekiyorsa- iletilmeli.
Pandemi öncesinde olduğu gibi, toplantılar hala en büyük zaman hırsızları. Her toplantıya evet demek zorunda değiliz. Toplantılara katılma konusunda seçici olalım. Katıldığımız toplantıları ise ciddiye alalım, mümkünse kısa ve verimli olması için elimizden geleni yapalım.
Toplantı demek; zaman yönetimi, ilgi yönetimi, bilgi yönetimi ve iletişim yönetimi demektir.
Not: Bu konuda çok sıkıntı yaşayan ve konunun adab-ı muaşeretini yazmam konusunda talepte bulunan öğrencim ve eski mesai arkadaşım Tuğba Öner’e teşekkür ederim.
Aykut GÜL
