Kapanışı İyi Yapın, Daha İyi Başlayın
Her şeyin sıcağı sıcağına yapılması daha iyi sonuç verir. O nedenle, yeni başlangıçlardan önce; bir önceki işin, dönemin, çalışmanın hemen bitiminde planlama yapılmalıdır.
Bu yazıda kastettiğimiz planlama kişisel olanı. Yoğun iş ve özel hayatımızın verimliliği ve kafamızı daha az meşgul etmesi iyi planlar yapmaya bağlı. Planlama aslında dinamik bir süreç. Her an dijital veya geleneksel takvimimize yeni şeyler ekler ve revizyonlar yaparız. Bunu yapmıyorsak eğer, büyük balıkları kaçırmak riski yüksektir. Ayrıca her an önemli bir şeyleri kaçırma endişesi zihnimizi ve kabimizi sürekli meşgul eder. “Daha etkili kişisel planlama nasıl yapılır?” başlıklı medium yazımda, “yapılacak işler” listesini iptal ederek her şeyin tek bir takvimde tutulmasının verimliliği nasıl artıracağını açıklamaya çalışmıştım.
Planlama için sonunu bekleyin… Örneğin, bir proje toplantısını tamamladınız ve bu toplantıların ardı kesilmeyecek. Toplantı sonunda, hangi işin, kim tarafından ve ne zamana kadar yapılacağı not alınmamışsa zaten toplantı boşa gitmiş demektir. 5N1K diyebileceğimiz bu kararlarının açık bir şekilde toplantı kararları olarak yazılması ve ilgililerle paylaşılması aslında bir sonraki toplantının da planlanması ve gündeminin belirlenmesi demektir. Sonraki toplantıya kadar ortaya çıkabilecek yeni gelişmelere göre küçük revisyonlar yapılabilir.
Yıl sonunda, bir sonraki yıl için kararlar almamız önemlidir (bknz “2021 Neden Fırsat Yılı Olmasın?”). İşte bu yılın kararlarının, geçen yılın Aralık ayının sonuda alınmış olması, bu yıla yönelik ilk planlama adımıdır. Tabii ki bu bir makro plandır ve bunu detaylı planlar izleyecektir.
Haftalık planlamalar ise haftanın ilk günü sabahı değil, tahmin edeceğiniz üzere, haftanın son mesai gününün son saatinde olmalı. Genelde işletmelerde, ekiplerin planlama toplantıları hafta başında yapılır. Ancak pazartesi sendromunun günümüzde çok yaygınlaşmış olması ve hafta sonu tatilinden yeni çıkıp, rehaveti üzerimizden atamadığımız bu zaman verimsiz bir zaman dilimidir.
Günlük planlamalar da benzer şekilde… Günün sabahında değil bir gün önceden, mümkünse mesai çıkışından hemen önce. Değilse o gece yatmadan mutlaka ertesi günün planı netleşmelidir. Sabahın erken saatinde ilk yapılacak olan acil, önemli ve sevimsiz iş nedir? Ona karar verilmeli…
Her şeyin sıcağı sıcağına yapılması daha iyi sonuç verir. O nedenle, yeni başlangıçlardan önce, bir önceki işin, dönemin, çalışmanın hemen bitiminde planlama yapılmalıdır.
Bunu bir adım öteye taşımak gerekirse: Bir işte, bir olayda, bir sorunun çözümünde veya bir projede; son noktayı koyduğunuz anda mutlaka unutulmaması gereken önemli noktaları maddeleyin. Bir sonrakinde, benzer bir konu ile karşılaştığınızda, tekrar hatırlamak güç olabilir, aldığınız bu notlar büyük zaman tasarrufu sağlar. Örneğin, yurt dışı seyahatlerden edindiğim tecrübeleri maddeler haline getirdiğim bir belgem var Evernote’da... Her seyahat sonunda onu revize ederim. Pasaporttan, rezervasyonlara kadar her kritik madde orada yer alır. Her seyahat öncesinde bu nota göz atar, kaçırdığım bir şeyler var mı diye kontrol ederim. Bir başka örnek; cenaze işlemleri… O acılı ve kederli anda yapılması gerekenleri genellikle hatırlamayız. İşte daha önceden alınmış notlar, burada cenaze sahiplerine yardımcı olabilmenizi sağlayabilir. Bu örnekleri, mezuniyet töreni, düğün, toplantı organizasyonu vb birçok alan için çoğaltabilirsiniz.
Tüm yapmanız gereken, her işin bitiminde bir-iki dakikanızı, bu notları güncellemeye ayırmak.
Yüklerden kurtulmada, zihinsel yükü azaltmak başta gelir… Bu ise ancak zihninizdekileri yazıya dökmek ve ilgilisine havale etmekle olur.
Aykut GÜL
