İki günün birbirine eşit olmaması, sürekli bir gelişim hali, aslında kişisel verimliliği mecburi hale getiriyor. Günümüzde, verimliliğin en önemli unsurları; zamanı, dikkati ve bilgiyi iyi yönetebilmekten geçiyor.
Her üç unsurun ortak noktası ise sahip olduklarımızı azaltmak, sadeleşmek, temizlemek ve özellikle de zihinsel ve kalbi arılıktan geçiyor.
Bu yazıda, belirttiğimiz bu amaç doğrultusunda, kişisel bazda çabalarıma, tecrübelerime, hatalarıma ve önerilerime yer verdim.
Aşağıda, fiziksel, ruhsal ve dijital anlamda örneklendirmeler yaparak özellikle genç arkadaşlarıma ışık tutmaya çalıştım (Bu konuda yapacağınız yorumlar, hepimiz için çok önemli).
Mesaj, eposta ve bildirimler, dikkatimizi dağıtan, üretkenliğimizi düşüren en önemli dijital unsurlar. Kısa mesajların sıklığının azaldığı, mesajlaşma uygulamalarının (Whatsapp, Telegram, Bip gibi) ise giderek yoğunlaştığı, epostaların önemini koruduğu bir dönemdeyiz.
Öncelikle bildirimlerin kapatılması, sadece hayati olabileceklerin açık tutulması verimliliği artırır.
Mesajlaşma uygulamalarından en yaygın olanını tercih etmek yerinde olur. Çok gerekli mesaj grupları dışında gruplarda yer almamalı. Daha az önemli gruplar sessize alınmalı. Belirli aralıklarla mesajlar temizlenmeli.
Öncelikle epostaların, farklı adresli (farklı servisler) de olsa tek bir gelen kutusunda (inbox) toplanması ve kendi belirleyeceğimiz saatlerde eposta kontrollerimizin yapılması önemli. Burada esas olan gelen kutumuzun boş tutulması. Bunun için her bir eposta mümkünse bir kez işlemden geçirilir. Bazı epostalar üzerinde işlem yapmanız gerekmez, okuyunca silersiniz veya arşivlersiniz. İstenmeyen eposta (spam) ise gerekli tanımlamaları yaparak bir daha size gelmemesini sağlarsınız. Gereksiz aboneliklerden gelen epostaların aboneliklerini de iptal edersiniz.
Bazı epostalar, okunduktan sonra bir iki dakikada cevaplanabilecekse cevaplanır ve arşivlenir. Bazıları ise üzerinde çalışılması gereken, çok zaman alabilecek olanlardır. Bunların her biri ‘erteleme’ özelliği kullanılarak uygun bir tarihte size hatırlatması için ötelenir ve yine gelen kutusundan kaldırılır. Böylece gelen kutunuz sürekli sıfırlanır. Ayrıca arşivlerken de etiket (tag) kullanımı, hızlı bulabilme açısından gereklidir (Bu konuda zihin haritaları ile konunun işlendiği “Dijital Yükler Sizi de Boğuyor mu?” başlıklı makaleme göz atabilirsiniz).
Bilgisayar masaüstünüzün sürekli temiz tutulması, akıllı telefon ve tabletinizin ekranlarında az sayıda ikon ve nesnelerin olması, dikkatinizi toplamanıza yardımcı olacaktır. Özellikle bilgisayar masaüstleri bir süre sonra çöplüğe dönüşebilmekte ve çok önemli dosyalar göz ardı edilebilmekte. Dosya ve klasör isimlendirmelerine ve konumlarına başlangıçta harcanacak az bir zaman, gelecekte büyük zaman tasarrufları sağlayacaktır.
Bu açıdan, en azından günün sonunda masaüstündeki dosyalar ya silinmeli ya da ilgili klasörlere aktarılmalıdır. Tüm olması gereken, sade bir ekran resmi ve geri dönüşüm kutusu…
Yaptığınız için özelliğine göre giderek yaygınlaşan çift ekran veya geniş ekran, azaltma felsefesine aykırı gibi görünse de verimliliğe önemli katkı sağlayabilir. Aslında azlıktan kasıt tam bir denge halidir. Yeteri kadar, kıvamında, tadında…
Yapılacak işler listenizin ve takviminizin sadeleşmesi, gereksiz unsurlardan arındırılması, gerçekten önceliklerinize odaklanmanızı sağlayacaktır. Herhangi bir günün, bir tek önemli işi olmalı. Bunun yanı sıra bir kaç adet de ikinci derecede önemli işler olabilir.
Bundan fazlası, verimi düşürür, asıl hedefinizden sapmanıza yol açar. Unutmayalım ki, Horace Walpole’ün dediği gibi, “Hayatın tüm sırrı, bir tek şeyle adamakıllı, diğer binlercesiyle de gereği kadar meşgul olabilmektir.”
Son makalemde de vurguladığım üzere asıl sorun, bilginin yönetilmesi, gereksiz bilginin ayıklanması, zaman zaman arşivimizin temizlenmesi ve en önemlisi de istediğimizi istediğimiz yer ve zamanda bulabileceğimiz bir dijital sistemi oluşturmamızdır (Daha önceki yazılarımda ayrıntılarına yer verdiğimi üzere, kişisel tercihim Evernote ve GDrive uygulamaları yönünde).
Evernote, Medium ve web tarayıcısında sıklıkla yaptığım bir hatayı sizlerle paylaşmak istiyorum. Evernote’a, çeşitli kaynaklardan bilgiler aktarırım gün boyu. Bunların hepsini bir anda okuyamadığım için başlangıçta “Sonra” etiketi ile etiketliyorum. Medium’da da “Okuma listem”e, ilginç bulduğum yazıları kaydediyorum. Benzer şekilde, web tarayıcısında rastladığım ve sonra göz atmak istediğim bazı linkleri de yer imlerine kaydediyorum.
Her üç ortamda da yaptığım bu ön kayıtlar, uygun zamanda onlara eğilmek anlamında aslında çok verimli oluyor. Ancak bazen çok fazla aç gözlülük nedeniyle, fazla kaynak biriktirmemden ve sonrasında onlara yeterince zaman ayıramamamdan dolayı bu arşiv çok büyüyebiliyor.
Genelde hafta sonları okuduğum ve elden geçirdiğim bu kayıtlar son derece yararlı olmakla birlikte ipin ucunu da kaçırmamak ve altında boğulmamak gerekiyor.
Çalışma masanız da aynı şekilde… Fiziksel olması bir şeyi değiştirmez. Gün sonunda hiç bir materyal çalışma masanızın üstünde kalmamalı, ertesi güne temiz bir masaüstü ile başlamalısınız.
Kitaplık ve dolaplar da periyodik olarak elden geçirilmeli. Kitapları çok sevebiliriz ama okuduğumuz ve artık ihtiyaç duymayacağımız kitaplar ihtiyacı olanlara verilmeli.
Satın alınan ve okunmayan kitaplar meselesi de giderek yaygınlaşmakta. Bu konuda maymun iştahlı olmamalı, paylaşmayı da bilmeli…
Kitapları bazen fazla sevdiğimizden yıpranmasını istemiyoruz ve gereken faydayı elde edemiyoruz. Yine denge meselesi…
Basılı materyallere olan ihtiyaç giderek azalmakta. O nedenle, hatıralarından veya geçmişte verilen emekten dolayı elden çıkaramadığımız ancak bir daha asla ihtiyaç duymayacağımız basılı materyal, geri dönüşüme sevk edilmeli. Siz kıyamıyorsanız sizin adınıza bir başkası bunu yapabilir.
Aynı şekilde fazla kırtasiye de ihtiyaç sahiplerine dağıtılmalı. Özellikle proje kaynaklarından fazla miktarda sarf malzemesi ve kırtasiye alınabilmekte. Özellikle gerekmedikçe yazıcı çıktısı da almamalı…
Günlük kullanılan çantanızın da sadece ihtiyaç duyduğunuz nesneleri barındırması ve mutlaka akşamdan hazırlanması, zihninizin gereksiz yere meşgul olmasını engelleyecektir.
İşin özü; az ama kararında, önemli olanların önemsizlerin arasında kaybolmayacağı, israfa yol açmayan, hafif, işlevsel, paylaşımcı, üretken ve gelişime açık bir sistem kurmak ve bunu sürdürebilmek…
“Sade hayat imandandır…” — Hadis-i Şerif
Aykut GÜL
