Dijital Notlar için Önemli İpuçları
Not Alma
Kişisel gelişim sürecinde not alma ilk aşama… Daha da önemli olan bu notların, hız ve verimliliğin arttığı bir çağda, daha güvenli, daha az çaba ile ve en az maliyetle yönetilebilmesi Gerektiği zamanda, gerektiği yerde, hayat kurtaracak notlara erişebilmeniz size başarıyı getirir.
“Sadece yazıya geçirdiğiniz düşüncenin değeri vardır. Geri kalanlar, boş çırpınmalardan, rüzgarın alıp götürdüğü bir saatlik hayallerden başka bir şey değildir” der Emile Zola. Not alma, aktif öğrenmedir. Konu ile ilgisi dolayısıyla bu yazının devamını okumadan önce (veya sonra) aşağıdaki bağlantıda yer alan makalemi okumanızı da öneririm.
Not Uygulamaları
Not uygulamaları; notları, genellikle “etiketler (tags)” ve “klasörler (notebooks veya folders)” olmak üzere iki şekilde veritabanında tutma özelliğine sahip.
Not uygulamalarından bazıları bu özelliklerin her ikisine de sahipken, bazıları etiket özelliğini bulundurmaz. Sadece klasörler veya not defterleri halinde tutulur notlar.
Bugün arama motorlarındaki etiketlerin önemi düşünüldüğünde, bir not uygulamasında etiketleyebilme özelliği ön şart olarak kabul edilmeli.
Yeni oluşturduğunuz bir notu sadece bir klasöre kaydedebilirsiniz. Ancak etiketleme adedi teorik olarak sınırsızdır (bazı uygulamalar sınır koyabiliyorlar).
Günlük hayatta bir notu tek bir klasör ile ilişkilendirerek kaydetmek, ilk aşamada kolaylık gibi görülse de daha sonra ona erişebilmek, bulabilmek ve güncellemek açısından güçlüklere, zaman ve enerji kaybına neden olur.
Aşağıdaki ekran görüntüsü, 2014 yılından bu yana kullandığım Evernote uygulamasından… Evernote ve diğer not alma uygulamaları ile ilgili olarak ayrı bir yazı hazırlığım var. Bu yazıda sadece etiket mantığını göstermek için Evernote ekran görüntülerine yer verdim.
Bilişim konularına uzak olanlar açısından konuyu daha açık hale getirebilmek için bir örnek üzerinden gitmek yararlı olabilir.
Diyelim ki, tarım ekonomisi alanında Ankara’da bir proje toplantısına katıldınız ve notlar aldınız. Bu toplantı sonunda tek bir notunuz var. Bunu, not uygulamanıza kaydederken diyelim ki “Proje” adında bir klasöre kaydettiniz. Bu nota daha sonra buradan erişebilir ve yönetebilirsiniz. Az sayıda notunuz varsa bu fazla sorun olmayabilir.
Ancak diyelim ki binlerce notunuz var (Örneğin, Evernote’ta 6000 civarında notum var). Aylar veya yıllar sonra bu nota erişmek istediğinizde o klasörde olduğunu hatırlamanız kolay olmayacaktır.
Bu durumda, bir etiketleme örneği verdiğimizde konuyu daha iyi kavrayabileceksiniz. Aynı nota toplantı sonunda birden fazla etiket tanımlayabilirsiniz. Bu örnekte şu etiketler kullanılabilir: “Tarım Ekonomisi”, “Proje” ve “Toplantı”. Söz konusu nota, bu anahtar kelimelerden herhangi biriyle ulaşabilirsiniz artık. Bu bahsedilen etiketlerin kullanıldığı, yıllar içinde binlerce notunuzun olabileceğini düşündüğünüzde etiketleme yönteminin ne kadar gerekli ve etkili olabileceği ortaya çıkar.
Diyelim ki, sadece “Toplantı” etiketli olan notları seçtiniz. Karşınıza 700 adet not çıktı. Bunların içinden istediğinizi bulmanız yine çok zor. Ancak yanına “Tarım Ekonomisi” etiketini de ekleyerek tarama yaptınız. Kayıt sayısı bu durumda belki 100 adet olacak. Yine dilerseniz “Ankara” etiketini de ekleyerek, bu üç etikete birlikte sahip olan notları bulabilirsiniz. Bunların sayısı da diyelim ki 15 olsun. Bu sayıdaki not üzerinde çok daha rahat çalışma yapabilirsiniz. Benzer şekilde, “Kırsal Kalkınma, Toplantı, Adana” etiket bilgileri ile bir başka seçme işlemi yaptığınızda da bu üç şartı yerine getiren, varsayalım 20 adet not karşınıza çıkacaktır.
Bir başka örnekte, kişisel bir not oluşturun. Bu notu tek bir klasöre, diyelim ki “Kişisel” adıyla yerleştirebilirsiniz. Oysa ki, notlarımız çoğunlukla birden fazla tanımlayıcı özelliğe sahiptir. Bu nedenle etiketlenmelidir. Bu nota, “Kişisel” etiketi yanısıra, “Finans”, “Konut”, “Ödeme” gibi etiketler de vermelisiniz. Bu nota ihtiyaç duyduğunuzda bu etiketler sayesinde kolayca ulaşabilirsiniz. Sadece konut ile ilgili yaptığınız ödemeleri içeren bir arama yapmanız gerektiğinde ise “Konut” ve “Ödeme” etiketlerini seçmeniz yeterlidir. Otomobilinizle ilgili bir ödemeye erişmek isterseniz, örneğin, Ödeme ve Araç etiketlerini girebilirsiniz. “Finans” etiketini seçip “Konut” etiketi olmayan kayıtlarda da arama yapabilirsiniz. Yani istediğiniz (-) işareti ile hariç de tutabilirsiniz.
Eğer etiketleme yapmamış olsaydınız, örneğin “Konut” klasöründe yüzlerce veya binlerce kayıtla uğraşıyor olabilirdiniz.
Soldaki görüntüde, bir projemin finansal işlemine ait belgeyi ve açıklamaları içeren bir notun hemen altında tanımlanmış dört adet etiketi görebilirsiniz.
Ayrıca etiketlerin sonradan yönetimi de kolay. Seçtiğiniz notlara yeni etiketler verebilir, var olanları silebilir veya değiştirebilirsiniz. Bu, isteğe bağlı gibi görünse de, hayatınız ve çalışma tarzınızdaki değişime bağlı olarak sürekli güncellenmesi gereken dinamik bir yapı söz konusudur. Sadece klasörlerden oluşan bir yapı esnek değildir ve veri yığınları büyüdüğünde yönetilemez hale gelir. Bu nedenle çok emek vererek oluşturduğumuz notların bulunduğu ortam çöp dağına dönüşmemeli. Çok iyi planlanmış bir arşiv gibi düzenli ve seçilebilir olmalı.
Sonuç
Etiket kullanımı, sadece not almada değil, çok farklı dijital uygulamalarda da benzer şekilde kullanılabilir. E.postalar, etiketleme ile daha verimli yönetilebilir (ki bunu Evernote deneyiminden daha uzun süredir kullanmaktayım). Yayınladığım bu ve önceki Medium makaleleri mutlaka birden fazla etiket içerir. Böylece yazılarım, sadece Medium uygulaması içinden değil aynı zamanda web üzerinde arama motorları tarafından da daha görünür ve taranabilir hale gelmekte...
Özetle; bir notun tek bir klasörü ve birden fazla etiketi olabilir. Arama fonksiyonlarında klasörler çok sınırlı iken, etiketlerle ihtiyaca göre sonsuz sayıda denebilecek alternatifler bulunur.
İnsanları etiketlemeyin… ama notlarınızı ve dijital kaynaklarınızı mutlaka etiketleyin… Hayatınızdaki değişime inanamayacaksınız.
Aykut GÜL
