Daha Etkili Kişisel Planlama Nasıl Yapılır?
Dijitalleşme verimlilik için vardır. Eğer dijital ortam size daha fazla kargaşa ve iş yükü getiriyorsa, dijital sadeliği ve verimliliği aramanın tam zamanı…
Özellikle akademik aşama ve yöneticilikle ilgili sorumluluklarımızın yoğun olduğu dönemlerde, kişisel planlama daha çok önem taşır. Zamanı etkili kullanmada, günlük ve haftalık planlamalar en önemli rutinleri oluşturur her zaman için.
Günün yoğunluğu içerisinde yapılması gerekenleri akılda tutmaya ve önceliklendirmeye çalışmak, ciddi bir beyin yorgunluğuna, bir şeyleri kaçırma veya eksik yapma endişesine yol açmakta. Bunun için araçlar ne olursa olsun günlük, haftalık ve aylık planlamalar, özellikle Pazar günleri detaylı bir şekilde yapılmalı, ortaya çıkan yeni durumlara göre her an güncellenmelidir.
2000'li yıllara kadar ajanda ve masa takvimi üzerinde (kağıt ortamında) yaptığım planlamalar oldukça verimli oldu. Biten her günün akşamında tamamlanmış olan her iş kaleminin üzerinin çizilmiş olması psikolojik olarak da büyük bir rahatlama ve tatmin sağlıyordu.
Daha sonra Microsoft Outlook ve Google’ın takvim ve görevler uygulamaları başta olmak üzere bir çok dijital üründen faydalandım bu amaçla. Bugün, yaklaşık yirmi yıllık tüm planlama çalışmalarım dijital ortamda arşivlenmiş durumda. Planlama, bugün ve geleceğe yönelik olarak yapılır. Fakat bunu yaparken kaydedilen bu veriler, aynı zamanda büyük bir kişisel veritabanının oluşumunu da sağlar. Bu sayede, geçmiş etkinlikleri ve gerçekleşen işleri sorgulayabilmek ve gerektiğinde raporlayabilmek, bir çok özel durumda kurtarıcı oldu benim açımdan… Bu tür planlamaların özellikle dijital ortamlarda tutulmasının sağladığı beklenmeyen yan ürünleri diye düşünüyorum bu faydaları.
Son yedi yıla kadar, görevler ile takvimi ayrı ayrı tuttum. Takvimde daha çok zamana bağlı olan işler (randevu, toplantı, ders vb) yer aldı. Görevlerde ise zaman eklenebilmekle birlikte alışkanlık olarak zaman belirtilmeksizin, o günün ya da o haftanın işleri önceliklerine göre sıralanır.
Planlı bir salak, plansız bir dahiyi yenebilir. -Warren Buffett
Zaman belirtilmediğinde ise bu görevler kolaylıkla ötelenebilir. Zaman tanımlanması durumunda ise takvimdeki diğer işlerle çakışmamasına dikkat etmek gerekir.
Aslında planlamanın özünde neyin, ne zaman, kim tarafından ve nasıl yapılacağı vardır.
Bu sorunları ortadan kaldırmak, hepsini bir arada görebilmek ve tek bir uygulama altında bunu gerçekleştirebilmek için görevleri takvime taşıdım. Artık tüm yapılacak işlerin takvim üzerinde tamamlanması gereken bir zamanı oluştu bu şekilde. Takvimde bazı işler tüm güne yayılabildiği için saate bağlı olmadan ancak o günün işi olarak da girilebiliyor. Bunun yanı sıra takvim üzerinde görevlere benzer bir “hatırlatıcı” oluşturmak da mümkün… Ancak bunu mümkün olduğu kadar az kullanmak daha doğru.
Bu şekilde verimliliğim arttı, planlama sürecim kısaldı ve planlama daha yönetilebilir bir hale geldi.
Özellikle günlük ve haftalık planlama işinde kağıt ortamı ve geleneksel ajanda kullanımı ilk aşamaydı benim için. Dijital ortama bunun taşınması ikinci aşama ve takvim ile yapılacak işlerin birleştirilmesi ise son aşama oldu. Son yedi yıldır özel ve profesyonel hayatımı bu şekilde organize ediyorum ve artık zihnim daha rahat… Artık planlama etkin bir şekilde yapılmış, zamanında gerekli uyarılar her dijital ortamda alınmış ve son vakti geçen, unutulan bir iş kalmamış durumda. Bu da daha az erteleme anlamına geliyor.
Başarı için plan yapmıyorsanız, o zaman hükmen başarısızlığı planlıyorsunuz demektir. -Townsend
Son olarak şunu da ifade etmek isterim: Geleneksel olarak (kağıt ortamında) planlama alışkanlığı olmayanların dijital ortamda bu alışkanlığı sürdürmeleri kolay olmuyor. Önemli olan bu kültürün edinilmesi, diğerleri sadece araç… Ayrıca dijital araçlar (uygulamalar) seçilirken, kişisel bilgisayar, tablet ve mobil uygulamalarının, kullandığınız işletim sistemlerinde (değişik platformlarda) mevcut olması, verilerin bulut ortamında tutulması ve anlık olarak senkronize edilebilmesi dikkat edilmesi gereken hususlar.
Kişisel kullanımın yanı sıra, ekip çalışmasında da bu planlama çok başarılı bir şekilde yapılabilir. Bunun için bu veritabanlarını paylaşmak, toplantı organizasyonları için katılımcıların boş zamanlarını tespit etmek ve hatta Google takvimde “meeting” uygulaması ile çevrim içi toplantı ve görüşmeleri bir iki adımda gerçekleştirilebilmek artık çok kolay.
Dijital ortam; tekrar gerektiren ve insanların yapmaktan hoşlanmadığı sıkıcı işleri yerine getirmek içindir. O halde amaç haline getirmeden bu mükemmel araçları olması gerektiği şekilde kullanalım. Yaşadığımız pandemi günleri de bu alışkanlıkları edinmemizin kaçınılmaz olduğunu bize gösteriyor…
Aykut GÜL
Diğer yazılarım için tıklayabilirsiniz.
